Presentación
Sistema de gestión de información
Clientes, inventario y documentos en un solo lugar, con búsquedas y reportes que una hoja de cálculo no aguanta.
Esperado: Toda la información de tu operación en un solo sistema: la consultas, la actualizas y siempre sabes cuál es la versión vigente, sin preguntarle a nadie.
El problema que resuelve
La información está repartida entre varios archivos de Excel, correos, documentos y carpetas compartidas. Cada persona trabaja sobre su propia copia: la misma lista de clientes existe tres veces, el reporte del mes pasado no cuadra con el de este y al cerrar el período hay que preguntar cuál archivo es el bueno. Cuando quien armó ese archivo sale de vacaciones o cambia de cargo, la operación se detiene porque nadie más sabe cómo está hecho.
Qué incluye
| Módulo | Funcionalidad |
|---|---|
| Clientes y proveedores | Una ficha por tercero: datos de contacto, documentos y el historial de lo que has trabajado con cada uno. |
| Gestión de información | Los registros de tu operación en un solo lugar, con campos obligatorios y validaciones para que el dato entre completo. |
| Búsqueda | Búsqueda y filtros sobre la información real: por nombre, documento, fecha o estado, sin abrir cinco archivos. |
| Usuarios y permisos | Cada persona con su cuenta y su rol: quién consulta, quién edita y qué queda registrado de cada cambio. |
| Reportes | Reportes que se generan con la información del momento y se exportan a Excel o PDF cuando los necesitas. |
| Documentos | Archivos asociados a cada registro, con la versión vigente identificada y sin carpetas compartidas de por medio. |
Alcance no incluido: No incluye nómina, contabilidad, facturación electrónica, inventarios avanzados ni integraciones externas. Si tu proyecto necesita alguna de esas piezas, se cotiza aparte con su propio alcance.
Cómo funciona
- 1Analizamos cómo almacenas la información hoy: archivos, correos, carpetas y quién usa cada cosa.
- 2Identificamos los datos que hay que centralizar y los que se pueden dejar como están.
- 3Definimos la estructura: campos, relaciones, permisos y validaciones.
- 4Desarrollamos los módulos acordados, con entregas revisables por etapa.
- 5Migramos la información existente según el alcance que quede por escrito.
- 6Entregamos, capacitamos al equipo y acompañamos las primeras semanas de uso.
Para quién es
Cliente ideal
Empresas que hoy trabajan con Excel, correo y carpetas compartidas.
Si tu equipo trabaja así, el proyecto se parece a lo que ya haces. Abajo está el detalle de lo que encaja y de lo que necesita otro alcance.
¿Esta solución es adecuada para tu negocio?
Esto no es un filtro para descartarte: es la forma de que elijas bien. Si tu caso queda en la segunda columna, te digo qué camino sirve en lugar de venderte algo que no aplica.
Ideal para
- Empresas que ya tienen el proceso definido y solo necesitan el sistema.
- Equipos de 3 a 30 personas que hoy comparten archivos por correo.
- Negocios con inventario, cartera o documentación que se consulta a mano.
Necesita otro alcance
- Quien todavía no sabe qué información necesita controlar: primero hay que definir el proceso.
- Quien busca un ERP completo con nómina, contabilidad y facturación electrónica en un solo paquete.
Inversión inicial estimada
Rango de referencia orientativo: $ 3.400.000 – $ 5.700.000 para un alcance de 18–30 horas de trabajo facturable. Los tres niveles de abajo explican qué cambia dentro de ese rango.
Alcance
Básico
Un proceso centralizado y sus datos en un solo lugar: una tabla maestra con búsqueda, pocos usuarios y reportes básicos.
Alcance
Profesional
Varios módulos conectados —clientes, documentos y reportes—, migración de la información existente y permisos por rol.
Alcance
Empresarial
La operación completa: todos los módulos acordados, historial migrado, varios niveles de permisos, documentos versionados y acompañamiento extendido.
El valor es una referencia inicial. La inversión definitiva se determina después de revisar los procesos, funcionalidades y alcance del proyecto.
| Factor | Impacto |
|---|---|
| Complejidad funcional | Alto |
| Número de módulos | Alto |
| Migración de datos | Variable |
| Número de usuarios | Variable |
| Integraciones externas | Alto |
| Infraestructura | Recurrente |
| Capacitación | Variable |
| Soporte | Recurrente |
Hosting y mantenimiento, aparte. El hosting y el mantenimiento son un costo mensual aparte: no hacen parte de la inversión inicial del desarrollo.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si ya tengo un Excel armado?
Sí, y suele ser el mejor punto de partida. Revisamos la estructura actual, definimos qué campos son obligatorios y migramos los datos existentes al sistema.
¿Puedo seguir usando Excel?
Sí. El sistema exporta a Excel cuando lo necesites. La diferencia es que deja de ser el lugar donde vive la información: pasa a ser un formato de salida.
¿De quién es el código?
Tuyo. La entrega incluye el repositorio, la base de datos y la documentación de despliegue.
¿Qué no incluye el sistema?
No incluye nómina, contabilidad, facturación electrónica, inventarios avanzados ni integraciones externas: cada una de esas piezas se cotiza aparte, con su propio alcance. Tampoco incluye el hosting ni el mantenimiento mensual, que son un costo recurrente independiente del desarrollo.
Otras soluciones
Solución empresarial
Administración y contabilidad
Facturación y administración
Cotizaciones, cuentas por cobrar y gastos del día a día, con factura electrónica válida ante la DIAN.
Ideal para: Negocios pequeños y medianos que facturan a mano o en plantillas.
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Línea profesional
Administración y contabilidad
Herramientas contables y tributarias
Cálculos de retención, renta y operaciones recurrentes, con la lógica validada y sin fórmulas frágiles.
Ideal para: Contadores y profesionales que repiten los mismos cálculos cada mes.
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Servicio personalizado
Desarrollo a medida
Desarrollo de software a medida
Sistemas, integraciones y automatizaciones construidas sobre tu operación real, no sobre una plantilla genérica.
Ideal para: Empresas con procesos propios que ningún software comercial cubre.
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